Rejestry i ewidencje

  1. W wydziałach inspektoratu obowiązuje tradycyjny  system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, wspomagany narzędziami informatycznymi.
  2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu klasyfikację akt powstających w toku działalności inspektoratu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 
  3. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
  4. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego, inicjującego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
  5. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
  6. Znak sprawy zawiera:
    1. symbol literowy komórki organizacyjnej,
    2. symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
    3. liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
    4. rok wszczęcia sprawy,
    5. inicjały pracownika prowadzącego sprawę.
  7. W inspektoracie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
    1. rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
    2. rejestr skarg i wniosków,
    3. rejestr aktów wewnętrznych kierownika urzędu,
    4. rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
    5. rejestr petycji,
    6. ewidencja decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2 Ustawy Prawo budowlane,
    7. ewidencja rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,
    8. ewidencja zawiadomień o kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 Ustawy Prawo budowlane.
Autor: Marta Kossak
Data utworzenia:
Osoba publikująca: Administrator techniczny
Data publikacji:
Ostatnia aktualizacja: Marta Kossak
Data aktualizacji: