Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67).

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy inspektoratu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
2. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
   1. adresowanych imiennie,
   2. stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
   3. wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
4. Po otwarciu koperty sprawdza się:
   1. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
   2. czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
   1. poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
   2. dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
   3. w których brak nadawcy lub daty pisma,
   4. mylnie skierowanych,
   5. załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 
   6. w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnej części  pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
8. Sekretariat dokonuje wstępnej dekretacji korespondencji dla poszczególnych wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy i przekazuje kierownikowi jednostki, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji w jednostce.
9. Kierownik jednostki zapoznaje się z korespondencją, a następnie przekazuje ją naczelnikom poszczególnych wydziałów oraz pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy.
10. Naczelnicy wydziałów dokonują imiennej dekretacji dla pracownika, do którego została przydzielona sprawa.