Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67).
W Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Poznaniu obowiązuje tradycyjny obieg dokumentów, prowadzony przy wspomaganiu systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją - EZD RP.
Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji papierowej
Przesyłki wpływające do Inspektoratu przyjmuje sekretariat.
Na żądanie, pracownik sekretariatu, wydaje potwierdzenie otrzymania dokumentu - w postaci pieczęci przybitej na kserokopii tego dokumentu.
Przesyłki wpływające rejestruje się w rejestrze przesyłek wpływających, który prowadzony jest w postaci elektronicznej.
Każda pozycja wpływu, otrzymuje indywidualny numer porządkowy z rejestru, który w formie naklejki jest umieszczany na pierwszej stronie dokumentu.
Sekretariat otwiera wszystkie wpływające przesyłki, z wyjątkiem tych, które są adresowane imiennie, stanowią tajemnicę służbową lub są przesyłkami wartościowymi.
Następnie, osoba rejestrująca wpływ, uzupełnia w rejestrze dane o przesyłce - m.in. datę wpływu do podmiotu, tytuł dokumentu (czyli zwięzły opis jej treści), dane nadawcy, formie dostarczenia, liczby załączników czy dodatkowych informacji.
Przesyłka papierowa i informacja w systemie o jej wpływie, przekazywana jest kierownikowi jednostki, albo wyznaczonej osobie, do dalszej dekretacji do właściwych naczelników wydziałów lub samodzielnych stanowisk pracy. Naczelnicy wydziałów przekazują sprawę do realizacji właściwym pracownikom.
Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji elektronicznej
Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, poddawane są wstępnej selekcji - m.in. na przesyłki "spam", przesyłki ze złośliwym oprogramowaniem czy przesyłki niepodlegające rejestracji.
Przesyłki przekazane za pośrednictwem e-Doręczeń lub ePUAP, rejestrowane są automatycznie w systemie wspomagającym.
Przesyłki, które zgodnie z przepisami muszą być zarejestrowane, rejestruje w systemie załączając oryginalną wiadomość wraz z załącznikami i uzupełniając dane o przesyłce - m.in. datę wpływu do podmiotu, tytuł dokumentu (czyli zwięzły opis jej treści), dane nadawcy, formie dostarczenia, liczby załączników czy dodatkowych informacji.
Informacja w systemie o wpływie przesyłki elektronicznej (i niekiedy jej wydruk), przekazywana jest kierownikowi jednostki, albo wyznaczonej osobie, do dalszej dekretacji do właściwych naczelników wydziałów lub samodzielnych stanowisk pracy. Naczelnicy wydziałów przekazują sprawę do realizacji właściwym pracownikom.